Privacyverklaring

Wie zijn wij

IISkaart is een product van Creative Elements (creative-elements.nl), gevestigd in Friesland. Je bereikt ons via hallo@iiskaart.nl of hallo@creative-elements.nl.

De ijsclub waar je lid van bent, is verwerkingsverantwoordelijke voor jouw ledengegevens: de club bepaalt welke gegevens nodig zijn en waarvoor. Creative Elements is verwerker en beheert de software en de servers namens de club. Voor bezoekers van iiskaart.nl en voor clubs die contact met ons opnemen, is Creative Elements zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens we verwerken

Van leden: voor- en achternaam, adres, e-mailadres, lidnummer, lidmaatschapsstatus per seizoen, en of je jezelf hebt afgemeld voor seizoensmail.

Van betalingen: bedrag, status, datum, betaalmethode en de referentie van Mollie. Rekeningnummers of kaartgegevens komen niet bij ons terecht; die verwerkt Mollie.

Van toegangscontrole: tijdstip van de scan, of toegang is verleend of geweigerd, en welke vrijwilliger scande.

Bij inloggen: een eenmalige zescijferige code die tien minuten geldig is, en een sessiecookie. We gebruiken geen wachtwoorden.

Van bestuursleden en vrijwilligers: naam, e-mailadres, rol en een gehashte pincode voor de scanner.

Wijzigingen aan ledengegevens, lidmaatschappen en betalingen worden gelogd, zodat de club kan terugzien wie wat wanneer aanpaste.

Bij aanmelden via het formulier vullen we straat en plaats aan op basis van postcode en huisnummer. Alleen die twee gegevens gaan naar de adresdienst, niet je naam.

Waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken de gegevens om het lidmaatschap uit te voeren: contributie innen, de clubkaart tonen, toegang controleren bij de baan en je mail sturen namens de club over het seizoen. Grondslag is de uitvoering van je lidmaatschapsovereenkomst met de club.

Toegangslogs verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang van de club om te weten wie de baan gebruikt en om misbruik van clubkaarten te voorkomen.

Betaalgegevens bewaren we ook omdat de club daar een wettelijke administratieplicht voor heeft.

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, profilering of verkoop aan derden.

Met wie we gegevens delen

Mollie B.V. (Amsterdam) verwerkt betalingen. Zij ontvangen bedrag, omschrijving en een betaalreferentie.

Amazon Web Services verstuurt onze e-mail (Amazon SES) vanuit de EU-regio Stockholm. Amazon is een Amerikaans bedrijf; de verwerking vindt plaats binnen de EU onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

De adresdienst gratis-postcodedata.nl ontvangt bij aanmelden alleen postcode en huisnummer.

De applicatie en database draaien op servers binnen de Europese Unie.

Verder delen we gegevens alleen als de wet dat verplicht.

Hoelang we gegevens bewaren

Ledengegevens bewaren we zolang je lid bent. Na opzegging of uitschrijving verwijderen we ze uiterlijk aan het einde van het volgende seizoen, tenzij de club een andere termijn met ons afspreekt.

Betaalgegevens bewaren we zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht van de club.

Toegangslogs bewaren we maximaal twee seizoenen.

Inlogcodes verlopen na tien minuten en worden daarna verwijderd. Een sessie verloopt na twee uur zonder activiteit.

Een afmelding voor seizoensmail bewaren we blijvend, zodat we die kunnen blijven respecteren.

Jouw rechten

Je kunt je gegevens altijd inzien en aanpassen via je eigen profiel in de ledenomgeving.

Wil je gegevens laten verwijderen, bezwaar maken of een kopie van je gegevens ontvangen? Neem contact op met je club of mail naar hallo@iiskaart.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Alle verbindingen lopen via HTTPS. Inloggen gaat met een eenmalige code per e-mail, zodat er geen wachtwoorden kunnen lekken. Scanner-pincodes worden gehasht opgeslagen. Bestuursleden en vrijwilligers zien alleen wat bij hun rol hoort.

Cookies

IISkaart gebruikt alleen functionele cookies: een sessiecookie om je ingelogd te houden en een beveiligingscookie tegen formuliermisbruik. We gebruiken geen analytics- of trackingcookies en vragen daarom geen cookietoestemming.

Wijzigingen

Als we deze verklaring aanpassen, zetten we de nieuwe versie op deze pagina met een nieuwe datum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we clubs per e-mail.